HomeKiến thức quản trịKPI là gì? Những điều cần biết về KPI

KPI là gì? Những điều cần biết về KPI

1. KPI là gì?

Key Performance Indicators (KPI) là một công cụ đo lường hiệu quả công việc bằng cách sử dụng số liệu, tỉ lệ, và chỉ tiêu định lượng.

KPI được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty có thể có các KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc của mình một cách khách quan.

KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân trong một tổ chức.

KPI là gì

KPI áp dụng cho nhiều mục đích như quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm hoặc cá nhân. Nó cũng là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Nhà quản lý sẽ sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó.

KPI có tác dụng làm cơ sở để nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc của phòng ban và các nhân viên, và đưa ra những khuyến khích hợp để các phòng ban và nhân viên đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.

Chỉ số KPI được sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng vị trí chức danh cụ thể và giúp cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc.

Việc sử dụng KPI giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể và công bằng hơn, tăng hiệu quả của quá trình đánh giá bởi vì chúng có tính định lượng cao và có thể đo lường cụ thể.

Mỗi tổ chức, bộ phận sẽ có những KPI riêng (ví dụ: KPI cho Marketing sẽ khác với Sales, cho dù có thể cùng thuộc phòng kinh doanh) thậm chí cùng bộ phận vẫn có những KPI riêng (KPI của leader sẽ khác KPI của nhân viên).

 

2. Các loại KPI hiện nay

Có thể phân KPI theo rất nhiều loại (từ chức năng, vị trí, nhiệm vụ…) nhưng trong bài viết này, Góc Quản Trị sẽ phân KPI thành 02 loại khác nhau, đó là:
  • KPI mang tính chiến lược
  • KPI mang tính chiến thuật

2.1. KPI mang tính chiến lược

Các mục tiêu KPI mang tính chiến lược thường liên quan đến tiền, profit và market share, và có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ:

Nếu mục tiêu KPI là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và 120 tỷ mỗi năm, và không đạt được mục tiêu đó, công ty có thể bị ảnh hưởng, nhà đầu tư có thể rút vốn, và giám đốc Sales và Marketing có thể bị cho thôi việc.

2.2. KPI mang tính chiến thuật

Các chiến thuật là các hoạt động nhỏ giúp công ty đến gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

KPI là các chỉ số được sử dụng để đo lường hiệu quả của các chiến thuật này và đồng thời liên kết trực tiếp với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Những người quản lý cấp cao (giám đốc, quản lý) là những người sẽ phải đối mặt với KPI chiến lược và họ cần tạo ra các KPI chiến thuật để giúp họ đạt được những KPI chiến lược mà họ đang đối mặt.

Các KPI chiến lược sẽ được áp dụng cho những người thực hiện công việc tương ứng.

Ví dụ: 

Mỗi tháng, công ty cần phải đạt được 100,000 số lượng tiếp xúc trên mạng xã hội để thực hiện chiến thuật trên mạng xã hội. Tuy nhiên, số lượng tiếp xúc này không chắc chắn sẽ giúp công ty tăng doanh số.

KPI lúc này là một chỉ số hữu ích để đo lường sự phát triển và hiệu quả của chiến thuật đang được thực thi và cũng cần liên quan trực tiếp tới việc giúp công ty đạt được mục tiêu chiến lược. Ví dụ: nNhiều số lượng tiếp xúc => nhiều bình luận, nhiều hộp thư đến => nhiều người tìm hiểu về dịch vụ của công ty => nhiều khả năng bán hàng hơn => tăng doanh số.

KPI là gì? cách tính và quản lý KPI hiệu quả nhất 2022 - WEBICO BLOG

Khi các KPI chiến thuật được đạt được nhưng KPI chiến lược lại không thành công, có thể là do một số nguyên nhân khác nhau như sau:
  • Khi các KPI chiến thuật hiện tại đều được hoàn thành, nhưng các KPI chiến lược vẫn chưa đạt được, có thể là do các KPI chiến thuật hiện tại không đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: nếu KPI chiến thuật là chỉ số bounce rate của website, nhưng chỉ số này không liên quan đến KPI chiến lược như doanh số hay profit của công ty, thì sẽ không có giá trị gì đối với doanh nghiệp cả.
  • Thiết lập KPI chiến thuật không hợp lý có thể gây khó khăn cho việc đạt mục tiêu KPI chiến lược và còn có thể làm giảm sự tương tác với người dùng. Ví dụ: đặt mục tiêu là số lượng like của fanpage là quá cao có thể dẫn đến việc social executive sử dụng biện pháp clickbait và câu like với nội dung không phù hợp để đạt được chỉ tiêu. Tuy nhiên, những người like fanpage thường không hứng thú với nội dung khác của trang và khiến cho số lượng like sẽ bị giảm sút, hoặc họ sẽ chỉ like fanpage chứ không tương tác với nội dung bài đăng của trang. Hoặc ngoài ra, ví dụ rằng doanh nghiệp có KPI chiến lược là tăng trực tuyến 5% mỗi tháng, tuy nhiên có KPI chiến thuật là giảm chi phí marketing 30% mỗi tháng. Những KPI này có thể xung đột với nhau và khó khăn cho việc thực hiện cả hai cùng một lúc. Có thể các KPI chiến thuật được đặt vượt quá các giới hạn của công việc và không thể đạt được một cách hợp lý.
  • Đạt được các KPI chiến thuật không chắc chắn là điều tốt, vì nếu các mục tiêu được đặt quá dễ dàng và không chính xác, có thể không đủ để giúp đạt được các KPI chiến lược mong muốn.

Nếu KPI chiến thuật không đạt được và kém quá xa, có thể bạn đang gặp những vấn đề như sau:

  • Nếu KPI chiến thuật được đặt quá tham vọng và không thể đạt được, có thể điều đó sẽ khiến nhân viên cảm thấy không tốt vì không thể đạt được chỉ tiêu đó. Điều này có thể dẫn đến sự không hiệu quả trong việc làm việc và không tốt cho tâm lý của nhân viên. Để tránh điều này, KPI chiến thuật nên được đặt mục tiêu thích hợp và có thể đạt được, đồng thời còn có tác động tích cực đến tâm lý của nhân viên.
  • Nếu đội ngũ nhân viên của bạn không đủ khả năng để đạt được KPI chiến thuật mà bạn đặt ra, bạn cần xem xét lại cấu trúc đội ngũ, các công việc mà họ đang thực hiện và quy trình tuyển người.
KPI chiến thuật là các hoạt động nhỏ có mục đích giúp công ty đạt được mục tiêu chiến lược. Để đảm bảo hiệu quả, KPI chiến thuật phải được liên kết trực tiếp với mục tiêu chiến lược và đánh giá hiệu quả của chiến thuật đang được thực thi.
Các quản lý cấp cao (directors, managers) sẽ phải chịu trách nhiệm đặt ra KPI chiến lược và KPI chiến thuật sẽ được áp dụng cho các nhân viên thực hiện công việc tương ứng. KPI chiến lược sẽ được áp dụng cho các quản lý cấp dưới.

3. Vai trò của KPI

  • Đối với doanh nghiệp

KPI được sử dụng để xác định và theo dõi mục tiêu của một tổ chức, đồng thời giúp tổ chức điều chỉnh các hoạt động của mình để đạt được mục tiêu đó. Vai trò của KPI là quan trọng vì nó giúp tổ chức có thể đo lường hiệu quả của các hoạt động của mình và điều chỉnh các hoạt động để đạt được mục tiêu kinh doanh.

  • Đối với nhân viên

KPI có tác dụng giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác. Nó cũng giúp đề ra chế độ lương thưởng và kỷ luật phù hợp. KPI có thể giúp nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu và thực hiện công việc, và đảm bảo những mục tiêu và tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng.

Vai trò của KPI trong phần mềm quản trị nhân sự HRM

 

4. Vì sao doanh nghiệp thường thất bại khi triển khai KPI

Có nhiều lý do mà doanh nghiệp có thể thất bại khi chuyển khai KPI. Trong đó có thể kể đến như:

  1. Mục tiêu KPI đặt ra không rõ ràng và không phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
  2. Không có hỗ trợ từ lãnh đạo và không có sự tham gia tích cực từ nhân viên.
  3. Không có hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả của KPI.
  4. Không có kế hoạch huấn luyện và đào tạo cho nhân viên về việc sử dụng KPI.
  5. Không có hệ thống thông tin chuẩn và đáng tin cậy để theo dõi và đo lường hiệu quả của KPI.

 

5. Hướng dẫn triển khai, xây dựng KPI một cách đầy đủ và chi tiết

5.1. Các bước xây dựng KPI 

Có một số bước cơ bản như sau mà doanh nghiệp có thể theo để xây dựng KPI đầy đủ và chi tiết:

    1. Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: Đây là bước cơ sở để xây dựng KPI, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu chiến lược của mình trong tương lai gần và xa, và các mục tiêu này sẽ được chia thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
    2. Tạo KPI phù hợp với từng mục tiêu: Sau khi xác định được mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp cần tạo ra các KPI phù hợp để đo lường hiệu quả của các mục tiêu này. Mỗi KPI nên được đặt ra rõ ràng và có thể đo lường được.
    3. Đặt ra các giá trị mục tiêu cho từng KPI: Khi đã có KPI, doanh nghiệp cần đặt ra các giá trị mục tiêu cho mỗi KPI này. Giá trị này sẽ là mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai gần.
    4. Theo dõi và đánh giá hiệu quả các KPI: Cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của các KPI đã đặt ra. Nếu một KPI không đạt được giá trị mục tiêu, doanh nghiệp cần phải xem xét lý do và có thể sửa đổi KPI đó hoặc thay đổi giá trị mục tiêu để phù hợp hơn.

Việc xây dựng KPI đầy đủ và chi tiết là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu kinh doanh mong muốn.

5.2. Nên xác định chỉ số KPI như thế nào?

Để triển khai KPI thật đầy đủ và chi tiết, doanh nghiệp nên xây dựng dựa trên tiêu chí SMART (Specific – cụ thể, Measurable – có thể đo lường, Attainable – có thể đạt được, Relevant – có tính thực tế, Timebound – có khoảng thời gian cụ thể).

mo hinh smart

Tiêu chí Specific – mục tiêu cụ thể

Các thông số của KPI nên được trình bày rõ ràng và không trộn lẫn với nhau, bao gồm tên chỉ số, công thức tính, nguồn thông tin, trọng số, đơn vị tính, số kế hoạch và số thực hiện.

Tên chỉ số nên ngắn gọn và phản ánh đúng bản chất của chỉ số, công thức tính nên trình bày ngắn gọn các tham số đã được thống nhất, trọng số tổng cộng nên bằng 100%, số kế hoạch là con số hoặc mốc thời gian để biểu thị mục tiêu rõ ràng và không trộn lẫn với đơn vị tính, số thực hiện là con số phản ánh kết quả thực hiện của mục tiêu.

Tiêu chí Measurable – mục tiêu có thể đo lường

Để đo lường hiệu quả, KPI phải có khả năng đo lường được. Một cách lý tưởng là sử dụng các phần mềm quản lý đã sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất. Nếu không, bạn cần chỉ rõ rõ nguồn dữ liệu cho chỉ số.

Nếu chỉ số chưa có cách đo lường quá khứ, bạn cần bổ sung phương thức đo lường. Ví dụ, nếu công ty chưa từng đo lường tỉ lệ khách hàng hài lòng trước đó, có thể bổ sung phương thức đo lường như khảo sát khách hàng.

Tiêu chí Attainable – có thể đạt được

Để có thể đo lường hiệu quả công việc và phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả, chỉ số KPI phải là Attainable, tức là có thể đạt được.

Nếu chỉ số KPI đặt ra không đạt được, nhân viên sẽ không có động lực để làm việc và cũng không có cơ hội để hoàn thành các mục tiêu đặt ra.

Do đó, doanh nghiệp cần đặt ra chỉ số KPI mà nhân viên có thể thực sự hoàn thành, nhưng vẫn đặt ra mục tiêu thách thức để giúp nhân viên trở nên cố gắng.

Tiêu chí Relevant – cần mang tính thực tế

Để có thể đo lường hiệu quả công việc của mình, chỉ số KPI phải đủ liên quan đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và các hoạt động kinh doanh.

Nếu chỉ số KPI không liên quan đến mục tiêu của doanh nghiệp, nó sẽ không có giá trị đo lường hiệu quả công việc và không thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược mình đề ra. Vì vậy, chỉ số KPI phải đủ relevant để có thể đo lường hiệu quả công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Tiêu chí Timebound – có thời hạn cụ thể

Chỉ số KPI cần đặt ra có ngày hết hạn và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp cho doanh nghiệp có một hướng đi rõ ràng và có thể đo lường được hiệu quả công việc theo thời gian.

Nếu chỉ số KPI không có ngày hết hạn, rất dễ dàng lãng phí thời gian và không đạt được hiệu quả mong muốn.

Các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban.

Ví dụ: KPI có thể được sử dụng để đo các khu vực như: doanh số bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu của nhân viên,…

Các vai trò không giống như đóng góp cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp.

Ví dụ, KPI cho bộ phận kỹ thuật có thể là nâng cao chất lượng đường truyền internet.

6. Một số lưu ý khi triển khai KPI

Trước khi xây dựng KPI, doanh nghiệp nên tạo ra một số tiêu chuẩn cho các chỉ tiêu KPI. Điều này sẽ giúp người thực hiện hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu KPI.

Tên chỉ tiêu và chỉ số đo đôi khi được so sánh với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành hoặc tăng trưởng hàng năm.

Ví dụ: Mục tiêu tăng doanh thu 30% có thể được xây dựng trên tiêu chuẩn là tỉ lệ tăng trưởng của ngành là 25%. Doanh nghiệp mong muốn đạt được tỉ lệ cao hơn so với trung bình ngành.


Hi vọng rằng thông qua bài viết này, độc giả đã hiểu được KPI là gì và những lưu ý khi triển khai KPI tại doanh nghiệp.

Đừng quên theo dõi Website Góc Quản Trị để nhận được nhiều thông tin bổ ích nhé!

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, bạn có thể liên hệ tác giả tại đây nhé:

NHẮN TIN CHO TÁC GIẢ

RELATED ARTICLES

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most Popular

Recent Comments