Mô hình PDCA là gì? Đây là một chu trình theo dõi và thay đổi công việc hay mục tiêu đề ra để tăng hiệu suất công việc tốt cho doanh nghiệp và nhóm. Vòng tròn PDCA, vì tính cải tiến liên tục và không ngừng, luôn được sử dụng để quản lý chất lượng quy trình. Tìm hiểu kỹ hơn về mô hình PDCA thông qua bài viết này của Góc Quản Trị nhé!
Mục lục
1. PDCA là gì?
PDCA là từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act, nó là một mô hình quản lý được sử dụng để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Mô hình PDCA bao gồm 4 bước chính: Thiết lập kế hoạch (Plan), Triển khai kế hoạch (Do), Đánh giá kết quả triển khai (Check), và Thay đổi, cải tiến (Act).
Nhà quản lý sử dụng chu trình này để theo dõi, thay đổi công việc và phát triển công ty theo một vòng lặp quy trình. Chu trình PDCA thường được áp dụng cho các vị trí công việc như nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên Marketing và rất dễ dàng sử dụng, giúp các phòng ban, đội nhóm trong công ty đạt hiệu suất cao nhất.
2. Ví dụ về mô hình PDCA
Ví dụ về mô hình PDCA là một chu trình được sử dụng để giúp người dùng hiểu rõ cách sử dụng mô hình này. Một ví dụ để giúp các bạn hiểu rõ về chu trình này như sau:
Bạn dự định cuối năm nay sẽ đi du lịch Thái Lan và bạn cần ít nhất 10 triệu để thực hiện chiến đi này. Bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:
(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng để tiết kiệm tiền,
(2) Bạn thực hiện việc tiết kiệm tiền theo kế hoạch,
(3) Bạn đánh giá kết quả của việc tiết kiệm tiền, và
(4) Bạn cải thiện quá trình tiết kiệm tiền nếu cần thiết.
3. Quy trình triển khai PDCA trong công việc
Nội dung chi tiết triển khai quy trình PDCA như sau:
Bước 1: Tạo lập kế hoạch (P – Plan)
Đầu tiên, hãy thiết lập những mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cho nhóm phát triển theo.
Tiếp theo, mô tả chi tiết từng nhiệm vụ bằng các thông tin cụ thể và rõ ràng.
Sau đó, thành lập một nhóm thực hiện và xác định một thời gian hoàn thành.
Ghi lại toàn bộ dữ liệu dự kiến sẽ được sử dụng trong quá trình thực hiện.
Cuối cùng, hãy lập kế hoạch thực hiện và phân tích người thực hiện phù hợp theo từng công việc. Để xác định cách vận hành hiệu quả và hướng triển khai cho từng công việc.
Bước 2: Thực hiện, triển khai (D – Do)
- Tiến hành thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề xuất.
- Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc cho quản lý để họ biết được tiến độ của dự án.
- Tuân thủ lịch trình công việc đã đặt ra và ghi lại các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra (C – Check)
- Sau khoảng thời gian thực hiện, nhà quản lý cần đánh giá kết quả để xác định điều kiện có hoạt động theo kế hoạch đã đề ra hay không.
- Ghi những vấn đề xảy ra trong quá trình triển khai kế hoạch, bao gồm: khó khăn, thách thức, lỗi, thay đổi.
- Phân tích nguyên nhân dẫn đến các vấn đề trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Bước 4: Điều chỉnh sau thực hiện (A – Act)
- Tiến hành chỉnh sửa kế hoạch để phù hợp với thực tế.
- Xác định các giải pháp để tránh các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Lặp lại quá trình PDCA theo kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Trong chu trình PDCA, yếu tố quan trọng nhất là “Kế hoạch” (P). Toàn bộ việc thực hiện và triển khai kế hoạch đều dựa trên kế hoạch đã đề ra. Vì vậy, kế hoạch là yếu tố có tác động đến toàn bộ quá trình PDCA.
4. Lợi ích khi triển khai PDCA trong công việc đội nhóm
Đội nhóm sẽ nhận được rất nhiều lợi ích khi áp dụng chu trình PDCA cho hoạt động sản xuất của họ, bao gồm:
4.1. Đem lại hiệu quả cao hơn
Chu trình PDCA là một công cụ quan trọng giúp cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện dự án và hoạt động. Nó giúp cho việc lập kế hoạch và phát hiện những sai sót được thực hiện một cách tốt hơn.
Chu trình PDCA giúp tăng hiệu suất và giảm chi phí trong quá trình sản xuất, đồng thời nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Áp dụng và theo dõi chu trình PDCA liên tục là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được sự thành công trong kinh doanh.
4.2. Không ngừng cải tiến
Mô hình PDCA là một phương pháp tuần hoàn và liên tục, giúp cải tiến quá trình vận hành một cách không ngừng. Khi thực hiện dự án, có thể xảy ra nhiều sai sót.
Tuy nhiên, bằng cách sử dụng mô hình PDCA và kiểm tra và khắc phục sai sót liên tục, có thể đảm bảo rằng sai sót sẽ được sửa chữa và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và chiến lược của doanh nghiệp.
4.3. Giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra quyết định
Chu trình PDCA giúp ban giám đốc quản lý doanh nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách cho phép giám sát quá trình tiến hành lập kế hoạch, hành động và quyết định.
Bằng việc ghi nhận các thông tin từ quá trình hoạt động PDCA, các quyết định được đưa ra sẽ dựa trên những thông tin có giá trị và có thể phân tích, giúp doanh nghiệp duy trì một quy trình sản xuất hợp lý.
4.4. Hỗ trợ quản lý rủi ro dự án
Chú trọng kiểm soát và cải tiến quá trình sản xuất bằng cách sử dụng chu trình PDCA sẽ giúp nhà quản lý giảm thiểu được rủi ro của dự án đến mức tối thiểu. Mục tiêu là giảm thiểu tác động tiêu cực đối với kế hoạch đã đề ra.
Giám sát và quản lý rủi ro trong quá trình sản xuất là vấn đề quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Dự đoán chính xác các nguy cơ tiềm ẩn sẽ giúp bạn áp dụng các biện pháp phòng ngừa và bảo vệ. Điều này cũng sẽ giúp mọi người trong dự án nhận thức được tầm quan trọng của việc chú ý và cẩn thận trong từng giai đoạn.
Chu trình PDCA là một mô hình cải tiến hiệu quả cho quá trình có tổ chức, bao gồm các giai đoạn: Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ loại doanh nghiệp, không phân biệt về quy mô hoặc lĩnh vực hoạt động.
Phương pháp này giúp tạo ra tiềm năng tăng trưởng vô hạn, vì nó phân tích và xác minh điểm cần cải tiến để giúp tổ chức phát triển một nền văn hóa tốt.
Tổng kết, chu trình PDCA là một công cụ quản lý quan trọng giúp kiểm soát và cải thiện quá trình hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đặt ra.
